Satuan Pengendal
i Intern
dalam Pengelolaan Rumah Sakit
(Suatu Pemikiran)
H. Soemaryono Rahardjo, SE
Direktur Keuangan Rumah Sakit Islam Jakarta dan Bendahara IRSJAM/PERSI,
Jakarta
PENDAHULUAN
Rumah Sakit Swasta khususnya yang menganut pola IPSM
adalah suatu usaha yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan
masyarakat yang lebih menitik beratkan bidang pengabdian
masyarakat daripada usaha mendapatkan pengabdian ma-
syarakat daripada usaha mendapatkan keuntungan. Walaupun
demikian tidak berarti bahwa rumah sakit tipe ini memberikan
pelayanan kesehatan pada masyarakat secara cuma-cuma
dengan mengandalkan pemberian sumbangan donatur, karena
bagaimanapun juga rumah sakit swasta harus dapat mengem-
bangkan usaha secara mandiri, artinya rumah sakit harus dapat
mengembangkan usaha untuk meningkatkan pelayanan kese-
hatan dari hasil operasionalnya sedangkan sumbangan yang
diperoleh hanya merupakan bagian investasi dalam pengem-
bangan rumah sakit.
Oleh karena itu dalam pengelolaan rumah sakit, manajemen
tetap harus mendapatkan nilai lebih dari apa yang telah diin-
vestasi dalam pengelolaan rumah sakit. Namun demikian nilai
lebih (selisih h asil usaha) yang diperoleh dalam pengelolaan
rumah sakit semata-mata bermotivadi untuk mengembangkan
rumah sakit agar dapat lebih meningkatkan pelayanan kepada
masyarakat baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Salah satu
saha manajemen untuk mendapatkan selisih hasil usaha tersebut
adalah dengan cara mengelola sarana yang tersedia secara ber-
daya guna dan hemat serta berhasil guna.
Era globalisasi dan deregulasi dewasa ini telah menum-
buhkan banyak institusi baru perumah sakitan khususnya di kota-
kota besar. Banyaknya rumah sakit baru di satu pihak dapat
membantu Pemerintah memperluas jangkauan pelayanan kepada
masyarakat, tetapi juga merupakan tantangan bagi pengelola
rumah sakit agar lebih profesional dengan tetap efisien dalam
Makalah ini disajikan pada Kongres VI PERSI Hospital Expo, Jakarta,
21 -- 25 November 1993.
118
Cermin Dunia Kedokteran, Edisi Khusus No. 91, 1994
pembiayaan sehingga mampu berkompetisi serta masyarakat
tidak memikul biaya yang terlalu tinggi. UU Nomor : 23 tahun
1992 juga mendorong rumah sakit harus lebih memperhatikan
pertanggungjawaban profesional terhadap tuntutan masyarakat,
baik masalah tingkat kepuasannya maupun yang berkaitan
dengan aspek hukum.
Hal-hal tersebut di atas mendorong pemikiran bahwa untuk
leboh menjamin terselenggaranya mutu pelayanan rumah sakit,
diperlukan pengawasan ataupun pengendalian serta deteksi dini
dari para pimpinan rumah sakit terhadap pelayanan medis, pe-
rawatan serta administrasi dan keuangan. Oleh karena itu di
perlukan bantuan staf yang memiliki integritas, obyektifitas
dan keahlian. Staf ini akan lebih terkoordinir bila dibentuk
dalam suatu wadah Santuan Pengendali Intern (SPI). Satuan
Pengendali Intern dapat melakukan penilaian terhadap tingkat
daya guna dan kehematan atas semua sarana yang tersedia,
tingkat hasil guna atau manfaat setiap kegiatan serta menilai
keandalan dan ketaatan pada peraturan perundangan yang telah
ditetapkan.
KEDUDUKAN, TUGAS POKOK DAN FUNGSIONAL SPI
Satuan Pengendalian Intern merupakan alat perlengkapan
rumah sakit yang berada dan bertanggung jawab langsung kepada
Direktur rumah sakit dengan tugas pokok mengembangkan dan
mengevaluasi pengendalian intern dalam bidang pengelolaan
operasional rumah sakit.
Untuk dapat menyelenggarakan tugas pokok tersebut, SPI
mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut :
a) Mengembangkan dan mengevaluasi pengendalian intern
dalam bidang pelayangan medik dan penunjang medik
.
b) Mengembangkan dan mengevaluasi pengendalian intern
dalam bidang pengelolaan umum
.
c) Mengembangkan dan mengevaluasi pengendalian intern
dalam bidang pengelolaan keuangan.
TATA ORGANISASI SPI
a) Tugas :
·
SPI merupakan alat perlengkapan rumah sakit dan berada di
bawah serta bertanggung jawab kepada Direktur.
·
Tugas pokok SPI adalah untuk melaksanakan deteksi dini
dan mengembangkan serta mengevaluasi efektivitas pengen-
dalian intern bidang pengelolaan rumah sakit.
b) Susunan Organisasi
·
SPI dipimpin oleh seorang Inspektur dengan dibantu oleh
sebagai berikut :
-- Inspektorat pembantu bidang Medik dan Penunjang Medik
(Itban Medik P. Medik).
-- Inspektorat pembantu bidang Umum.
-- Inspektorat pembantu bidang Keuangan.
c) Tugas pokok Inspektur adalah membantu Direktur rumah
sakit menyusun dan mengkoordinir kelompok kerja SPI untuk
mengembangkan dan mengevaluasi efektivitas pengendalian
intern rumah sakit.
NORMA PEMERIKSAAN
Agar diketahui apakah fungsi-fungsi telah berjaln maka
diperlukan pula inspeksi atau pemeriksaan oleh SPI. Inspeksi/
pemeriksaan sebagai usaha untuk mengembangkan dan meng-
evaluasi pengendalian intern atas pengelolaan rumah sakit harus
mengikuti norma pemeriksaan yang merupakan patokan, kaidah
dan ukuran dalam melaksanakan fungsi pemeriksaan agar di-
capai mutu pelaksanaan pemeriksaan dan mutu laporan pe-
meriksaan yang dikehendaki. Norma pemeriksaan ini bertujuan
menjamin pelaksanaan dan laporan pemeriksaan serta kesera-
gaman pendapat mengenai bagaimana sebaiknya norma disaji-
kan agar bermanfaat bagi pemakainya. Norma ini juga dimaksud
untuk dipakai sebagai dasar dalam menetapkan batas-batas
tanggung jawab pelaksanaan pemeriksaan SPI.
Landasan penetapan norma pemeriksaan ini adalah sebagai
berikut :
1) Bahwa sesuai dengan tugas, SPI membantu Direksi rumah
sakit mengadakan penilaian atas sistem pengendalian manaje-
men dan pelaksanaannya di rumah sakit serta memberikan saran-
saran perbaikan.
2) Bahwa untuk mengetahui apakah tugas telah dilaksanakan
sebagaimana seharusnya, maka perlu adanya kriteria tentang
ukuran mutu pelaksanaan tugas pemeriksaan SPI.
3) Bahwa kriteria tentang ukuran mutu pelaksanaan tugas
pemeriksaan oleh Pemeriksa Intern ditetapkan dalam Norma
Pemeriksaan SPI.
4) Bahwa agar norma pemeriksaan termaksud diketahui, di-
mengerti dan dihayati oleh semuapemeriksa intern maka norma
pemeriksaan tersebut harus dikodifikasi.
MATERI NORMA PEMERIKSAAN
Materi yang dicakup dalam norma pemeriksaan SPI meliputi
hal-hal sebagai berikut L:
1)
Ruang Lingkung Pemeriksaan
Ruang lingkup pemeriksaan intern perlu dicantumkan dalam
norma umum pemeriksaan untuk menetapkan luasnya pe-
meriksaan dan mengarahkan hasil pemeriksaan yang dike-
hendaki, yaitu meliputi :
a) Pemeriksaan keuangan dan ketaatan pada peraturan yang
berlaku.
b) Penilaian tentang daya guna (efisiensi) dan kehematan
(keekonimisan) dalam penggunaan sarana yang tersedia.
c) Penilaian tentang dari suatu kegiatan atau program.
d) Inspeksi terhadap suatu proses kegiatan sebagai deteksi dini
bila ada penyimpangan.
e) Penilaian dan analisa data Rekam Medik.
Pemeriksaan SPI.
A) Pemeriksaan atas keuangan dan ketaatan pada peraturan
perundang-undangan yang berlaku
.
Pemeriksaan ini dapat mencakup pemeriksaan transaksi,
perkiraan, kegiatan, fungsi dan pertanggungjawaban keuangan
bagian atau keseluruhan rumah sakit sesuai dengan ruang lingkup
pemeriksaan yang ditentukan dalam penugasan pemeriksaan,
yang hasilnya akan cukup untuk menentukan apakah:
-- Keseluruhan rumah sakit, bagian atau suatu kegiatan telah
melaksanakan pengendalian yang berhasil guna terhadap hasil
dan biaya ataupun terhadap harta dan hutang.
-- Keseluruhan rumah sakit, bagian atau suatu kegiatan telah
melaksanakan pencatatan dengan tepat atas sarana, kewajiban
dan operasi.
-- Laporan manajemen memuat data yang teliti, lengkap, dapat
dipercaya dan dan bermanfaat serta disajikan secara layak.
-- Keseluruhan rumah sakit, bagian atau kegiatan telah
mentaati peraturan perundang-undangan yang berlaku, dalam hal
ini ialah semuaperaturan yang berlaku dari yang tertinggi sampai
dengan yang terendah yang bersangkutan dengan sasaran yang
diperiksa.
B) Penilaian tentang dayaguna dan kehematan dalam
penggunaan sarana yang tersedia
.
Penilai ini bertujuan untuk menentukan apakah rumah sakit,
bagian atau kegiatan yang diperiksa telah mengelola atau
menggunakan sumberdaya seperti uang, peralatan, barang, per-
sonalia dan sebagainya yang tersedia secara berdayaguna dan
hemat
.
Dalam penilaian dayaguna dan kehematan Pemeriksa harus
memperhatikan apakah Pimpinan rumah sakit, Bagian atau ke-
giatan yang diperiksa telah mengusahakan sepenuhnya untuk
memelihara sumberdaya dan membatasi pengeluaran sampai
pada tingkat yang minimum
.
-- Praktek yang tidak berdayaguna dan tidak hemat mencakup
pula kelemahan dalam sistem informasi, prosedur ketatalaksa-
naan dan struktur organisasi. Contoh mengenai praktek yang
tidak berdayaguna atau tidak hemat yang harus diteliti oleh
Pemeriksa antara lain sebagai berikut :
-- Prosedur yang tidak berhasilguna dan memerlukan biaya
yang lebih besar daripada yang seharusnya
.
-- Penggulangan pekerjaan yang dilakukan oleh beberapa
Cermin Duniu Kedokterun, Edisi Khusus No. 91, 1994
11 9
petugas atau oleh berbagai bagian di dalam organisasi.
Penggunaan peralatan yang terlampau banyak atau ter-
lampau lama dengan biaya berlebihan bila dibandingkan dengan
kebutuhan dan atau prestasina
.
Penggunaan tenaga kerja yang terlampau banyak jika di-
bandingkan dengan sifat dan luasnya pekerjaan yang harus
dilakukan.
Praktek pembelian yang salah atau terlalu mahal dan pe-
nimbunan barang dalam jumlah yang terlalu banyak dari yang
diperlukan atau memang tidak diperlukan sama sekali.
C) Pemeriksaan efektivitas hasil program atau kegiatan.
Penilaian terhadap efektivitas hasil program atau kegiatan.
Kegiatan ini bertujuan untuk menilai apakah kelemahan-ke-
lemahan manajemen mempunyai pengaruh dalam pencapaian
hasil yang dikehendaki dan apakah ada alternatif lain untuk
mencapai tujuan program/kegiatan dengan lebih efektif atau
dengan biaya yang lebih rendah serta apakah ada manfaat atau
kerugian dari kegiatan/program yang tidak diperhitungkan pada
saat penetapan program/kegiatan.
D) Pemeriksaan dalam suatu proses kegiatan yang menyangkut
transaksi keuangan (sidak), agar dapat dilakukan lebih dini bila
terjadi penyimpangan dari ketentuan yang ada.
E) Pemeriksaan hasil rekam medis dan analisis atas data
laporan rekam medis melalui epidemologi klinik baik untuk
keperluan perencanaan/keputusan ataupun keperluan hukum.
2) KRITERIA PEMERIKSA INTERN
Kriteria ini merupakan persyaratan yang harus dipenuhi
untuk menjadi seorang pemeriksa intern, karena merupakan
salah satu aspek utama untuk mencapai kualitas pemeriksaan
yang diharapkan.
Kriteriapemeriksa yang ditetapkan dalam norma pemeriksaan
adalah bahwa dalam melaksanakan tugas pemeriksaan, SPI dan
pemeriksanya, baik secara individu maupun kolektif, harus
bertindak dengan penuh integritas dan obyektivitas.
Norma ini mewajibkan SPI dan pemeriksanya mempunyai
kepribadian yang dilandasi unsur jujur, berani, bijaksana dan
bertanggungjawab serta dapat menyimpan rahasia jabatan, agar
mampu mendapatkan kesimpulan yang obyektif. Selain itu untuk
menjaga objektivitasnya, SPI dan pemeriksanya tidak boleh
melaksanakan tugas operasional di luar bidangnya.
3) Kriteria Pelaksanaan Pemeriksaan Intern
Kriteria ini merupakan syarat yang harus ditaati oleh setiap
pemeriksa intern, yang mengatur bagaimana seharusnya me-
laksanakan pemeriksaan dengan baik.
Kriteria pelaksanaan pemeriksaan yang ditetapkan dalam
norma ini antar lain bahwa pemeriksaan harus direncanakn
dengan sebaik-baiknya, penelaahan peraturan perundang-
undang yang berlaku, pengkajian terhadap sistem pengendalian,
persyaratan pemberian kesimpulan dan saran tindak lanjut dan
kerta kerja pemeriksaan.
4) Kriteria Pelaporan Pemeriksaan Intern
Kriteria ini merupakan pedoman dasar bagi SPI, bagaimana
120
Cermin Dunia Kedokteran, Edisi Khusus No. 91, 1994
seharusnya membuat laporan pemeriksaan.
Kriterisa pelaporan pemeriksaan yang ditetapkan dalam
norma ini antara lain bahwa pelaporan harus sesuai dengan
penugasan, laporan harus dibuat secara tertulis, isi yang diungkap
dalam laporan.
5) Kriteria Tindaklanjut
Kriteria ini merupakan pedoman dasar bagi SPI, bagaimana
mengikuti pelaksanaan tindaklanjut atas saran tindaklanjut yang
telah dilaporkan.
6) PERSYARATAN BAGI PEMERIKSA INTERN
Untuk mencapai hasil pemeriksaan seperti yang diahrapkan
dalam norma pemeriksaan, maka pemeriksa intern harus me-
miliki integritas, obyektivitas dan keahlian yang dibutuhkan.
Berikut ini dikemukakan uraian mengenai pentingnya per-
syaratan bagi pemeriksa intern.
1) Integritas pemeriksa dalam pelaksanaan tugas pemeriksaan.
Pemeriksa adalah seorang yang melakukan penilaian ter-
hadap kegiatan/pekerjaan orang lain, oleh karena itu harus
mempunyai kepribadian yang dilandasi unsur jujur, berani, bi-
jaksana dan bertanggung jawab. Pemeriksa harus jujur agar hasil
pekerjaannya tidak diragukan lagi.
Pemeriksa dituntut bersikap berani dalam melaksanakan
tugas terutama dalam mengemukakan pendapatnya. Persyaratan
ini diperlukan mengingat pemeriksa mungkin menghadapi te-
kanan dan usaha-usaha untuk mempengaruhi serta tantangan dari
pihak yang diperiksa.
Mengingat temuan pemeriksaannya dapat membawa dam-
pak yang merugikan kepentingan rumah sakit dan atau kepentin-
gan umum, maka pemeriksa dituntut untuk bijaksana, yaitu harus
dapat menimbang segala permasalahannya dengan sebaik-
baiknya, memperhatikan situasi secara keseluruhan, mencari
sebab-sebab penyimapangan, serta pengaruh-pengaruh yang
terjadi pada pekerjaan atau kegiatan yang diperiksanya. Dari
berbagai sumber informasi diharapkan dapat diperoleh bahan
masukan dalam perspektif yang benar.
Sifat dari pelaksanaan tugas pemeriksaan menghendaki rasa
tanggung jawab pemeriksa untuk benar-benar berusaha men-
dapatkan bukti-bukti pemeriksaan yang cukup, kompeten dan
relevan, sehingga kelengkapan dan kualitas hasil pemeriksaan-
nya benar-benar dapat dicapai. Rasa tanggung jawab pula ter-
cermin pada saat yang bersangkutan melaporkan hasil pe-
meriksaannya serta mengikuti tindak lanjutnya.
2) Obyektivitas pemeriksa dalam pelaksanaan tugas pe-
meriksaan dan pelaporan hasil pemeriksaan.
Pelaksanaan tugas dan pelaporan hasil pemeriksaan me-
rupakan rangkaian kegiatan yang penting dalam rangka pe-
nyempurnaan kegiatan manajemen secara keseluruhan, karena
itu pemeriksa harus memiliki pandangan dan sikap obyektif,
artinya pemeriksa tidak boleh berpihak kepada siapapun yang
mempunyai atas hasil pekerjaannya. Pandangan dan sikap
obyektif pemeriksa berarti pula menyatakan fakta atau kondisi
apa adanya tanpa dipengaruhi prasangka, interpretasi maupun
kepentingan pribadi pemeriksa.
Pemeriksa tidak hanya harus meyakinkan dirinya sendiri
bahwa sikap dan tindakannya benar-benar obyektif, tetapi juga
harus menjauhkan diri dari hal-hal yang menyebabkan orang lain
meragukan obyektifitasnya. Dengan demikian temuan yang di-
laporkan oleh pemeriksa adalah merupakan temuan yang sebe-
narnya.
3) Keahlian pemeriksa dalam pelaksanaan tugas pemeriksaan.
Pelaksanaan tugas pemeriksaan dapat dilakukan dengan
baik apabila pemeriksa mempunyai keahlian mengenai pe-
meriksaan dan menguasai masalah-masalah yang diperiksa.
Pemeriksa yang tidak mempunyai keahlian di bidang pemeriksaan
tidak akan memperoleh hasil pemeriksaan yang efektif.
Keahlian dalam bidang pemeriksaan bearti mempunyai
pengetahuan tentang pengertian pemeriksaan, tahapan pe-
meriksaan, teknik pemeriksaan, prosedur pemeriksaan, sistem
pengendalian intern, penyusunan laporan hasil pemeriksaan serta
mampu menerapkan pengetahuan tersebut dalam pelaksanaan
pemeriksaan.
Pemeriksa harus menguasai bidang yang akan diperiksa.
Bidang-bidang yang diperiksa beraneka ragam dan masing-
masing memerlukan penguasaan secara tersendiri, misalnya
keuangan, pelayanan, kepegawaian, dan lain sebagainya. Pen-
guasaan masalah-masalah yang diperiksa akan mempermudah
penetapan kriteria, kondisi, penyimpangan, sebab dan akibat
serta rekomendasi yang diberikan.
7) HASIL/OUTPUT SPI
Output yang dikeluarkan oleh SPI adalah Laporan Hasil
Pemeriksaan yang memuat sebagai berikut :
a) Temuan dan kesimpulan mengenai :
·
Kelayakan pertanggung jawaban dan ketaatan pada per-
aturan yang berlaku.
·
Efisiensi kehematan penggunaan prasarana yang tersedia.
·
Efektivitas atau manfaat kegiatan atau program.
·
Adanya penyimpangan suatu proses kegiatan yang me-
rugikan baik medis maupun non medis.
f)
Rekomendasi kepada pejabat yang berwenang.
8) PENUTUP
1) Untuk lebih menjamin pengawasan pimpinan rumah sakit
maka SPI sangat diperlukan bagi pengelolaan rumah sakit.
2) Dengan berfungsinya SPI maka efisiensi/efektifitas dapat
dideteksi dan dievaluasi secara dini ataupun tindakan perbaikan
dilakukan secara berkala.
3) Dengan adanya DPI dapat mempermudah persiapan pe-
meriksaan bagi pemeriksa extern rumah sakit (pemerintah/pajak).
4) SPI dapat menjadi alat monitoring atas perkembangan
manajemen dan penyelenggaraan evaluasi pada pengelolaan
rumah sakit.
KEPUSTAKAAN
1. Sistem Akuntansi Yayasan RS. Islam Jakarta
.
2. SPI Rumah Sakit Islam Jakarta oleh Drs. Muslich.
Cermin Dunia Kedokteran Edisi Khusus No. 91, 1994
12 1