/srv/www/portalkalbe/files/cdk/files/25_efisiensiPengelolaanLabdiRS.pdf/25

Efisiensi Pengelolaan Laboratorium

Rumah Sakit

Dr Indika Pitono, Dr Rustadi Sosrosumihardjo

Bagian Patologi Klinik Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia

Rumah Sakit Dr Cipto Mangunkusumo, Jakarta

Pengetahuan ilmiah saja yang selama ini dianggap me-

rupakan satu-satunya prinsip untuk pengelolaan laboratorium,

sekarang tidakdapatdipertahankan lagi. Konsep terbaru mengenai

laboratorium klinik adalah konsep ekonomi yang bersama-sama

dengan pengetahuan laboratorium secara terintegrasi diperlukan

dalam pengelolaan laboratorium klinik untuk menghadapi

lingkungan yang makin bersifat business

Laboratorium klinik merupakan salah satu bagian yang

memerlukan biaya tinggi (cost intensive) dari suatu rumah sakit

untuk diagnosis dan monitoring suatu penyakit. Laboratorium

swasta komersial dihadapkan pada persaingan yang ketat dan

harus menemukan cara untuk mengelola secara ekonomis, tetapi

tetap masih mendapat keuntungan. Laboratorium yang tidak

bersifat komersial dalam suatu rumah sakit harus meningkatkan

efisiensi dan mengenal bentuk operasional maupun fungsi dalam

menghadapi beban kerja yang semakin meningkat

Belum ada atau sedikit sekali petunjuk/rujukan baku untuk

menilai biaya, produktivitas, aktivitas atau faktor-faktor untuk

membuat perkiraan biaya yang diperlukan untuk karyawan,

reagensia dan pengeluaran lainnya

Pada kesempatan ini akan diulas mengenai pengelolaan

laboratorium klinik yang pada akhirnya didapatkan suatu kese-

imbangan antara kualitas pelayanan dan efektifitas

Pengelolaan laboratorium seyogyanya menggunakan

manajemen yang lazim digunakan dalam industri yang ternyata

sangat berharga untuk dilaksanakan di laboratorium. Adminis-

trator rumah sakit bertanggung jawab dalam merencanakan serta

menentukan kualitas pelayanan penderita secara umum serta

keberhasilannya, sedangkan manajer laboratorium merekomen-

dasikan alat yang cost-effective, mengoptimalkan penggunaan

sumber daya manusia dan membantu merencanakan anggaran

Makalah ini disajikan pada Kongres VI PERSI Hospital Expo, Jakarta,

21-- 25 November 1993

106

Cermin Dunia Kedokteran, Edisi Khusus

No. 91, 1994

untuk merealisasikan suatu target yang telah ditentukan dengan

biaya yang minimal, efisiensi maksimal dan kualitas pelayanan

penderita yang tidak terganggu

Secara umum agar hal tersebut dapat dicapai sebaik-baiknya

pihak manajemen seharusnya mempunyai tujuan, rencana yang

baik dan kontrol. Tujuan harus jelas, realistik dan dapat "diukur"

Perencanaan yang baik meliputi aktifitas planning statement,

forecasting, menentukan prioritas tujuan, programming yang

meliputi rencana mengenai alat-alat, personel, keuangan dan

timetable, scheduling yaitu menentukan batas waktu tujuan ter-

capai dan merencanakan anggaran. Aktifitas kontrol manajemen

meliputi pembuatan standar prosedur, mengukur performance

dan melakukan tindakan koreksi

Eksekutip rumah sakit sering kali dikritik, karena dianggap

tidak mengeluarkan dana cukup yang diperlukan untuk direct

patient care. Keterangan bahwa selama ini sumber dana masih

terbatas tidak dapat meyakinkan bahwa rumah sakit bukannya

mempunyai dana yang tidak ada habisnya. Hal ini disebabkan

karena kritik tersebut tidak memperhatikan fakta-fakta serta

pengertian tentang adanya distribusi dana dalam rumah sakit,

asal dana serta nilai diagnostik dan penggunaan yang berlebihan

dari tes diagnostik, x-ray, obat-obatan serta tindakan diagnostik

dan terbatasnya sumber dana. Walaupun demikian permintaan

tes-tes diagnostik dan tindakan diagnostik tetap meningkat,

sebabnya adalah mekanisme kontrol yang tidak pernah ada

secara jelas dan formal. Dalam hal laboratorium rumah sakit

swasta kesukaran dana tersebut dapat dicapai dengan mening-

katkan pendapatan atau mengurangi pengeluaran. Pada rumah

sakit pemerintah dimana peningkatan pendapatan laboratorium

tidak dapat begitu saja dicapai dengan menaikkan harga tiap tes

dan pemberian dana dengan meningkatnya biaya juga tidak dapat

begitu mudah dilaksanakan, manajer laboratorium harus lebih

efisien dan memanfaatkan setiap dana yang dianggarkan

Untuk mengoptimalkan dana tersebut beberapa masalah

yang sering dijumpai di rumah sakit seyogyanya dipahami dan

diantisipasi. Masalah ini adalah sebagai berikut :

1) Kurangnya informasi tentang besarnya kebutuhan klinik

dan prioritas

Manajer laboratorium mendapat kesukaran mengatur ang-

garan yang telah ditetapkan karena :

a) tidak ada cara yang tepat untuk menaksir jumlah serta ma-

cam tes yang rutin akan diminta selama satu mata anggaran

b) perkiraan tentang tes yang tidak dikehendaki tidak pernah

dapat diterka dengan tepat

Kejadian ini biasa terjadi dan mengharuskan pihak adminis-

trator rumah sakit mengalihkan anggaran dari satu pos ke pos

lain. Komputerisasi laboratorium mungkin membantu men-

dapatkan angka mengenai jumlah dan macam tes lebih tepat

2) Kurangnya pendidikan/pemberitahuan/prosedur standar

diagnostik

Adanya prosedur standar, pemberitahuan tentang cara

meminta tes seharusnya diberikan serta pendidikan yang terus

menerus

3) Meningkatnya beban kerja dan kebutuhan akan prosedur

pemantapan mutu

Jumlah, macam tes dan prosedur pemantapan mutu diten-

tukan setepat mungkin untuk mengurangi biaya. Tes apa yang

sering diminta serta penyakit apa yang sering dijumpai, kapan

terdapat akumulasi permintaan tes tertentu dapat membantu

menentukan keperluan di atas. Data tersebut sebenarnya dapat

diperoleh melalui medical record

Selain masalah tersebut terdapat biaya yang tidak terkontrol

dalam laboratorium yang penyebabnya adalah :

1) Biaya untuk otomatisasi yang tidak terantisipasi sebelum-

nya.

Dengan otomatisasi pemeriksaan laboratorium menjadi

mudah dan cepat. Profil tes lebih mudah dikerjakan dan lebih

cepat mendorong klinisi meminta tes dengan cara tersebut, era

dimana permintaan tes berdasarkan pertimbangan klinis serta

diagnostik fisik semakin ditinggalkan.

2) Masalah dengan reagen dan reagen penunjang lainnya

Pada permulaan perusahaan automatic analyzer sering kali

membuat alat yang banyak reagen serta penunjangnya banyak

tergantung padanya. Akan tetapi pada masa kini kebanyakan alat

telah menggunakan open system artinya dapat menggunakan

reagen merk lain bahkan perangkat kerasnya misalnya kuvet dan

sebagainya.

3) Perlunya kontrol atas pengeluaran biaya untuk personalia.

4) Perlunya membuat grup tes yang lebih kecil tetapi lebih

spesifik dibanding grup tes penyaring yang banyak akan tetapi

kurang spesifik

Mengatur biaya laboratorium tidak mungkin tanpa adanya

upaya meningkat produktivitas laboratorium. Produktivitas la-

boratorium meningkat apabila 1) Jumlah pemeriksaan yang

dikeluarkan bertambahnya untuk usaha yang tertentu. 2) Usaha

untuk mencapai jumlah pemeriksaan tertentu menurun. 3) Jum-

lah pemeriksaan dan usaha tetap akan tetapi kualitas pemeriksaan

meningkat

Dalam meningkatkan produktivitas ini manajer laborato-

rium harus memperhatikan dua hal yaitu tingkat kualitas yang

dihasilkan dan tingkat produktivitas (Gambar 1). Posisi (1,1)

adalah yang tidak memperhatikan kedua hal tidak dapat bertahan

lama dan tidak diinginkan oleh pihak rumah sakit. Posisi (10,1)

adalah manager yang sangat memperhatikan kualitas, akan tetapi

kurang memperhatikan produktivitas, tipe ini masih dapat diper-

tahankan akan tetapi sukar menghadapi keadaan dana yang

terbatas. Posisi (1,10) tidak diinginkan karena- walaupun

produktivitasnya tinggi, akan tetapi kualitas pemeriksaannya

rendah. Posisi (5,5) adalah posisi yang seimbang dimana per-

hatian ditujukan terhadap baik kualitas maupun produktivitas,

akan tetapi hal ini juga kurang disukai karena menunjukkan

pekerjaan yang "setengah hati" baik untuk kualitas maupun

produktivitas. Posisi (10,10) adalah tipe manajer yang memper-

hatikan secara maksimum baik kualitas maupun produktivitas,

mungkin hipotesis saja, akan tetapi ini posisi yang paling jelas

diinginkan untuk manajer yang bertanggung jawab

Gambar 1. Perhatian atas kualitas dan produktivitas manajer laborato-

rium.

Berikutnya adalah tabel-tabel yang dapat dipakai sebagai

strategi untuk meningkatkan produktivitas laboratorium. Di dal am

tabel-tabel terdapat masalah maupun penyelesaian yang umum,

yang mungkin tidak semuanya cocok untuk tiap laboratorium,

akan tetapi setidaknyadapat dipakai acuan untuk menilai keadaan

laboratoriumnya bila terdapat masalah tersebut.

Tabel 1.

Penyebab rendahnya produktivitas personil di laboratorium

. Tingkat ketrampilan yang rendah.

Absen yang terlalu sering

Program pelatihan yang kurang tepat.

Orientasi karyawan terlalu berlebihan.

Spesialisasi dan generalisasi kurang tepat.

Cermin Dunia Kedokteran, Edisi Khusus

No. 91, 1994

107

Arus kerja yang kurang baik karena perencanaan yang kurang baik.

Kurangnya penjelasan arus kerja

Penilaian tentang beban kerja salah

Pembagian kerja yang kurang baik antara shift, sub bagian lab

10.

Melakukan batching of test ) yang tidak benar. (tes dilakukan tujuh

kali seminggu walaupun tiga kali telah cukup)

11.

Standar turn around time ) yang tidak tepat.

12.. Mengerjakan sendiri pemeriksaan yang jarang diminta.

13.

Program pemantapan mutu kurang tepat sehingga tes sering harus di-

ulang.

14.

Pelaksanaan quality control yang berlebihan

15.

Tuntutan pelayanan yang berlebihan dari para klinisi. Permintaan sito

yang terlalu banyak.

16.

Automatisasi yang tidak memadai.

17.

Kerusakan alat yang relatip sering.

Keterangan :

) Batching of t est adalah melakukan pemeriksaan dengan mengumpulkan

terlebih dulu untuk kemudian dikerjakan setelah banyak

) Turn around time adalah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan.satu

pekerjaan dari permulaan sampai selesai

Tabel 2. Jalan keluar untuk mengatasi rendahnya produktivitas personil.

Tinjau kemungkinan adanya konsolidasi personil

Tingkatkan ketrampilan dan harapan akan kemajuan dengan pelatihan

dan imbal jasa

Perbaiki hubungan dengan staf medik

Campur antara analis yang "general" dan "spesialis"

Hindari karyawan yang mempunyai spesialisasi sangat khusus

Tinjau kemungkinan pengurangan karyawan

Motivasi karyawan agar bekerja 100% pada waktu jam kerja

Tingkatkan kemampuan seluruh analis tentang tindakan pencegahan

dan pemeliharaan alat-alat

Hindari terlalu banyak karyawan dengan honor tinggi

10.

Tinjau kembali struktur organisasi

11.

Tinjau biaya tes bila dilakukan manual atau otomatis

12.

Tentukan apakah harus membuat atau membeli

13.

Gabungan sub bagian/seksi untuk mendapatkan efisiensi maksimal

14.

Usahakan adanya ruang cukup dan arus kerja yang baik

15.

Tinjau kemungkinan "satelite lab"

16.

Usahakan beban kerja yang tepat

17.

Meningkatkan beban kerja dan memperbesar jumlah "batch" dengan

peningkatan pelayanan

18.

Pindahkan pekerjaan rutin ke waktu lain

19.

Tinjau kemungkinan meningkatkan batching of test dan penurunan test

turn around time

20.

Kurangi adanya duplikasi pelayanan dalam laboratorium.

21.

Tingkatkan otomatisasi dengan menggunakan alat yang non labor

intensive dan low cost/test

22.

Kirim keluar tes yang jarang bila efisiensi masih rendah.

23.

Tinjau kembali kegiatan riset dan tindakan pengembangan yang tidak

perlu

24.

Tinjau dan tingkatkan efisiensi beberapa alat otomatis.

25.

Hindari alat yang banyak memerlukan interaksi karyawan.

26.

Komputerisasi laboratorium.

Tabel 3.

Hal-hal yang mungkin timbul akibat adanya excessive high labor

productivity.

Adanya kemungkinan kekurangan karyawan untuk bertugas 24 jam.

Berkurangnya waktu untuk pelatihan dan pengembangan.

Adanya kemungkinan menurunnya kualitas.

Timbulnya tes yang jarang diminta karena keluhan dari klinik.

Adanya kemungkinan memanjangnya turn around time yang tidak

benar.

Berkurangnya peninjauan untuk mengembangkan tes yang baru.

Terjadi pelaporan tentang beban kerja yang tidak benar.

108

Cermin Dunia Kedokteran, Edisi Khusus No. 91, 1994

Tabel 4.

Rekomendasi untuk meningkatkan kualitas (clinical produc-

tivity).

Tabel 5.

Penyebab tingginya biaya non personil.

Terlalu banyak biaya untuk riset, pengembangan dan tidak untuk

perawatan pasien

Terlalu banyak beban biaya yang tidak berhubungan dengan laborato-

rium oleh rumah sakit atau yayasan

Terlalu banyak biaya untuk perjalanan atau pendidikan.

Tingginya biaya untuk mengikuti program pemantapan mutu ekstema.

Tingginya biaya untuk melakukan tindakan quality control dalam

semua tahap pemeriksaan.

6. Tingginya iuran untuk organisasi.

Terlalu banyak berlangganan buku/majalah yang tidak perlu.

Terlalu banyak biaya untuk konsultasi.

Terlalu sedikit modal untuk alat/terlalu banyak alat yang disewa (rental).

10. Terlalu banyak reagen terbuang.

11.

Terlalu banyak kontrol, standar dan pengulangan tes.

12.

Kebijaksanaan pembelian dan tawar menawar yang kurang baik.

13.

Adanya ketetapan yang tidak menentu mengenai definisi peralatan

yang akan dibeli.

14.

Inventarisasi yang kurang baik.

15.

Terlalu banyak atau terlalu sedikit tes yang dikirim keluar.

16. Terlalu banyak tindakan pencegahan.

17.

Tindakan pencegahan yang jelek yang mengakibatkan tingkat kega-

galan alat-alat yang tinggi.

18.

Monitoring terhadap telepon interlokal yang kurang baik.

19.

Kurir servis (bila ada) kurang terkontrol biayanya.

20.

Kapasitas peralatan yang dibeli tidak sesuai dengan beban kerja.

21.

Peralatan khusus sito yang harga reagennya tinggi dipakai untuk rutin.

22.

Tingginya pengulangan tes karena standardisasi alat yang kurang baik.

23.

Kemungkinan perlu alat cadangan.

24.

Tingginya penggunaan kertas komputer.

Tabel 6.

Penyebab tingginya permintaan tes laboratorium

Rumah sakit adalah rumah sakit pendidikan dimana residen dapat

meminta tes

Laboratorium mempunyai program keluar yang demikian baik se-

hingga banyak sampel berasal dari luar rumah sakit

Banyaknya pasien dalam keadaan kritis.

Tidak benarnya tata cara pola permintaan tes

Monitoring atas tata cara permintaan tes tidak berfungsi efektip.

Kurangnya presentasi kasus oleh patologists

Turn around time yang jelek

Adanya length of stay yang pendek dengan bertambahnya permintaan

tes

Formulir lab yang kurang terencana dengan baik

10.

Kurangnya algoritme untuk membantu pemilihan dan interpretasi tes.

11.

Catatan yang tidak benar sehingga tampak sebagai permintaan tes

tinggi

12.

Adanya kepentingan komersial untuk mempertahankan permintaan tes

yang tinggi

13.

Terlalu banyaknya tes sito

14.

Adanya persepsi kualitas lab yang jelek yang mengakibatkan per-

mintaan tes ulang.

15.

Metodologi yang jelek yang mcnyebabkan hasil lab tidak konsisten

dengan keadaan penderita

16.

Pekerjaan riset dan pengembangan tidak dinilai dalam rupiah.

Kembangkan laboratory disease related test group dengan klinisi

Interaksi dengan klinisi untuk melakukan prioritas terhadap tes.

Interaksi dengan staff klinik untuk menentukan pemilihan jenis tes yang

optimal

Integrasikan grup tes dengan rencana program pemantapan kualitas.

Lengkapi dengan interpretasi untuk klinisi

Interaksi dengan pihak manajemen rumah sakit untuk tidak melakukan

tes yang tidak relevan lagi dan adakan tindakan pengurangan biaya.