Penerapan Teknologi Informasi
untuk
Meningkatkan Pelayanan Rumah Sakit
dalam Menyongsong PJPT
- II
Harun Affandie
Kepala Bidang Information Systems Rumah Sakit Graha Medika, Jakarta
ABSTRAK
Rumah sakit sebagai suatu subsistem dari sistem pelayanan kesehatan sejak beberapa
waktu yang lalu menunjukkan perkembangan yang mengarah kepada sifat sebagai suatu
institusi profesional yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa. Perkembangan ini
disebabkan oleh berbagai faktor internal maupun eksternal seperti tuntutan masyarakat
dan mulai tumbuhnya kesadaran pengelola rumah sakit untuk menerapkan sistem ma-
nagemen yang profesional. Profesionalisme ini secara perlahan tapi pasti mulai dirasakan
sebagai suatu kebutuhan dalam pengelolaan rumah sakit. Untuk mewujudkan hal itu
dibutuhkan dukungan teknologi informasi yang sesuai.
Aplikasi teknologi informasi dimaksudkan untuk melakukan otomatisasi berbagai
proses administrasi yang berlangsung dalam kegiatan operasional rumah sakit. Tentu
saja teknologi informasi tidak dimaksudkan untuk hanya sekedar melakukan proses
otomatisasi, namun terdapat maksud lain yang lebih jauh, yaitu sebagai sarana untuk
menjalankan fungsi-fungsi managemen seperti perencanaan, pengambilan keputusan,
penilaian dan pengendalian. Contoh konkrit aplikasi teknologi informasi ini misalnya
dalam hal identifikasi pos untung dan rugi; identifikasi besarnya keuntungan atau
kerugian dan management logistik.
Pemilihan teknologi informasi yang tepat harus mempertimbangkan beberapa hal
seperti perangkat keras, perangkat lunak dan disesuaikan dengan beberapa kondisi yang
harus diciptakan untuk mendukung dalam aplikasinya nanti. Kondisi-kondisi tersebut
misalnya dukungan penuh dari pihak managemen, kalangan medis dan penyediaan
sumberdaya manusia yang memadai.
Di samping itu juga jangan dilupakan beberapa kendala yang mungkin akan dihadapi
seperti mahalnya biaya investasi dan resistansi dari "Iingkungan" rumah sakit itu sendiri.
PENDAHULUAN
Pasien terutama kalangan atas sebagai "pembeli" jasa ru-
mah sakit dewasa ini sudah semakin kritis karena mengetahui
buying power yang mereka miliki cukup tinggi, apalagi dengan
semakin banyaknya rumah sakit yang tersedia, baik di dalam
Makalah ini disajikan pada Kongres VI PERSI Hospital Expo, Jakarta,
21 -- 25 November 1993.
maupun di luar negeri, mereka seolah menjadi rebutan. Sehingga
apabila suatu rumah sakit ingin tetap mempunyai "daya saing"
yang tinggi, rumah sakit tersebut dituntut untuk memberikan
pelayanan yang serba lebih dibandingkan dengan rumah sakit
lain, misalnya dalam hal kemudahan, kecepatan dan ketepatan
78
C
ermin
Dunia Kedokteran, Edisi Khusus
No. 91, 1994
baik dari segi medis pada khususnya, maupun segi penunjang
lain termasuk proses administrasi pada umumnya. Ihwal ke-
mudahan, kecepatan dan ketepatan layanan ini berlaku mulai
saat pendaftaran, pencarian berkas rekam-medis, sampai kepada
pembuatan billing baik untuk rawat-jalan maupun rawat-inap.
Tidak perlu diterangkan lebih lanjut tentang perlunya kera-
mah-tamahan yang menimbulkan rasa tenteram bagi pengguna
jasa dan j uga perlunya penegakan diagnosis yang cepat dan tepat.
Ada satu sifat unik rumah sakit yang tidak dimiliki oleh
jenis usaha yang lain. Jika suatu perusahaan dagang penjual
barang atau jasa yang pada tahun lalu telah memperoleh laba
bersih misalnya sebesar x%, maka untuk tahun berikutnya ten-
tunya para pemegang saham menginginkan agar laba tersebut
bertambah besar. Direksi perusahaan tersebut tentunya akan
menterjemahkan keinginan para pemegang saham tersebut
menjadi angka-angka, yang kemudian diurai lebih lanjut menjadi
jumlah satuan barang atau jasa yang harus terjual tahun berikutnya
dan menyusun segala macam rencana, strategi pemasaran dan
program penjualan untuk mencapai tingkat penjualan yang di-
inginkan. Rumah sakit tidak mungkin melakukan hal yang
sama dengan perusahaan dagang tersebut, karena jenis jasa
yang ditawarkannya adalah sesuatu yang dalam keadaan normal
tidak dikehendaki oleh siapapun. Memang ada pengecualian
yaitu medical-check-up dan vaksinasi, tetapi kontribusinya ter-
hadap pendapatan menyeluruh dari suatu rumah sakit masih
dianggap kurang besar. Tidak akan pernah kita dengar adanya
rencana seseorang untuk berakhir minggu di suatu rumah sakit.
Dengan demikian sangat sulit memproyeksikan pendapatan rumah
sakit secara tepat, dan kalaupun ada hanya berdasarkan suatu
perkiraan dengan membandingkan pendapatan tahun-tahun
sebelumnya, sehingga gambarannya agak kasar. Atas dasar itu-
lah maka satu-satunya cara untuk meninggikan "laba" adalah
dengan terus-menerus meningkatkan pelayanan, efisiensi dan
efektifitas di segala bidang.
Salah satu contoh yang paling nyata atas peningkatan efi-
siensi adalah pengontrolan atas barang-barang persediaan
(inventory) berupa obat-obatan, disposable medik (alkes) dan
barang-barang umum lainnya. Tidak adanyakontrol atas inventory
akan merupakan salah satu lubang besar kebocoran yang jika
dibiarkan akan menggerogoti keuangan rumah sakit. Fungsi
kontrol dalam contoh tersebut hanya merupakan salah satu dari
sekian banyak peran Teknologi Informasi di bidang pelayanan
kesehatan. Banyak contoh penerapan Teknologi Informasi yang
lain, terutama dalam bidang keuangan. Agar dapat tumbuh dan
berkembang dengan baik, rumah sakit harus sehat secara finan-
siil.
Berkat kemajuan teknologi yang pesat, kini banyak tersedia
pilihan perangkat yang dapat dijadikan alat bantu dalam menge-
lola suatu usaha -- termasuk rumah sakit -- dan satu di antaranya
adalah Teknologi Informasi. Pada halaman-halaman berikut
dapat disimak bagaimana Teknologi Informasi dapat berperan
dalam meningkatkan pelayanan rumah sakit.
LINGKUP BAHASAN
Penerapan Teknologi Informasi di bidang pelayanan kese-
hatan dapat mencakup semua bidang, termasuk medis. Namun
pembahasan pada makalah ini akan dibatasi hanya pada maslah
non-medik saja yang cakupannya meliputi Front Office dan Back
Office.
Satuan-kerja Front Office dapat terdiri dari :
1. Bagian Informasi;
2. Bagian pendaftaran pasien rawat jalan;
3. Bagian pendaftaran pasien UGD;
4. Bagian pendaftaran pasien rawat inap;
5. Floor Officer;
6. Kasir.
Sedangkan satuan-kerja Back Office dapat terdiri dari :
1) Bagian Sumberdaya Manusia;
2) Bagian Keuangan dan Akunting;
3) Bagian Logistik;
4) Bagian Administrasi/Umum;
5) Bagian-bagian lainnya sesuai kebutuhan organisasi.
Teknologi Informasi dalam kaitan ini terdiri dari ;
·
otomatisasi proses administrasi
·
pengelolaan data menjadi informasi
TUJUAN PENERAPAN
PJPT-II mengisyaratkan adanya kebutuhan penyediaan
sarana pelayanan kesehatan bagi semua lapisan masyarakat.
Bagi para penyedia jasa layanan kesehatan hal ini harus dipan-
dang sebagai suatu tantangan, walaupun sekaligus dapat diang-
gap pula sebagai peluang. Dikatakan sebagai tantangan arena
isyarat tersebut mengharuskan semua rumah sakit untuk menye-
diakan jasanya dengan biaya terjangkau oleh semua lapisan ma-
syarakat sesuai dengan kelasnya. Memang hal ini terasa cukup
berat, terutama bagi rumah sakit swasta for profit yang tidak
luput dari kewajiban untuk juga menyediakan perawatan dengan
biaya terjangkau oleh golongan masyarakat berpenghasilan
rendah, walaupun sasaran utama jenis rumah sakit ini adalah
kalangan menengah ke atas. "Harga jual" untuk kalangan bawah
ini seringkali harus berada di bawah biaya yang diperlukan untuk
menyediakan jasa layanan tersebut, yang berarti suatu kerugian
bagi rumah sakit. Tetapi karena fungsi sosial rumah sakit di
negeri kita tercinta ini sama sekali tidak dapat dikesampingkan,
maka hal ini tidak dapat diabaikan begitu saja. Sebaliknya rumah
sakit juga diberi kesempatan untuk mengenakan tarif yang relatif
lebih tinggi untuk kelangan atas dengan "menjual" layanan-lebih
sebagai nilai tambah yang harus dibayar relatif lebih mahal.
Keuntungan yang didapat dari kalangan atas ini dapat digunakan
untuk menutupi kerugian dari kalangan bawah. Dari sinilah
lahir istilah "subsidi-silang", yang hasil akhirnya secara sekilas
tampak hanya "impas" saja.
Di sini Teknologi Informasi antara lain dapat berperan untuk
menidentifikasi pos-pos yang menguntungkan sekaligus juga
pos-pos yang merugikan. Jika mendatangkan keuntungan harus
diketahui secara tepat berapa untungnya, dan sebaliknya jika
merugi harus diketahui secara tepat pula berapa ruginya, baik se-
cara nilai uang maupun prosentase dari modalnya. Pokok pangkal
ketidak-jelasan untung/rugi tersebutdikarenakan penentuan biaya
suatu tindakan atau pemeriksaan hanya berdasarkan suatu
Cermin Dunia Kedokteran, Edisi Khusus
No. 91, 1994
79
perkiraan atau kelaziman pasar belaka.
Seeara umum penerapan Tekonologi Informasi di bidang
pelayanan kesehatan sebagaimana juga pada bidang usaha lain-
nya dimaksudkan sebagai alat bantu management suatu orga-
nisasi dengan tingkatan sebagai berikut :
a) Pelaksana:
1) pengolahan transaksi;
2) pemberian informasi/laporan,
b) Management Lini :
1) perencanaan operasional;
2) pengambilan keputusan;
3) pengendalian..
c) Management Madya :
1) perencanaan strategis;
2) penentuan kebijakan;
3) pengambilan keputusan.
Sepintas nampak bahwa tujuan penerapan Teknologi Infor-
masi tersebut tampak klise dan sederhana saja. Tetapi berapa
banyak badan usaha yang menerapkan Teknologi Informasi se-
kedar pengolah data belaka ?
Siklus suatu proses pengolahan informasi dimulai dari para
pelaksana yang mengerjakan tahap awal berupa inputting data
yang akan membentuk database, master table dan transaksi.
Data dapat berasal dari berbagai maeam sumber, misalnya pen-
daftaran pasien, kasir, logistik, ruang perawatan, personalia dan
sebagainya. Semua data dan transaksi yang terjadi direkam dan
disimpan secara elektronis/digital. Pengolahan lebih lanjut di-
dasarkan kepada kebutuhan, yang diramu dengan berbagai
master table dan database akan menghasilkan laporan-laporan
tertentu untuk semua tingkatan pengelola rumah sakit.
PILIHAN TEKNOLOGI
Teknologi Informasi secaraumum mengandung unsur-unsur
perangkat-keras, perangkat-lunak, database, prosedur dan pe-
tugas pengelola. Saat ini dunia informatika sedang mengarah
ke sistem terbuka (open system) yang akan diterangkan lebih
lanjut.
A) Perangkat-keras
Sejak awal, komputer besar yang dikenal sebagaimainframe
mendominasi dunia sampai era 1980-an dan menikmati
zaman
keemasannya selama puluhan tahun. Perangkat-keras jenis ini
mempunyai keunggulan antara lain dapat melayani pemakai
dalam jumlah yang sangat besar dengan kecepatan proses yang
sangat tinggi. Namun perangkat ini memerlukan ruangan khusus
yang relatif luas, pemakaian daya listrik yang sangat besar,
sistem pendingin khusus yang mahal dan biaya perawatan yang
sama sekali tidak ekonomis karena masih adanya monopoli
pemberian jasa layanan perawatan dan perbaikan dari pembuat
atau distributornya. Komputer main-frame terdesak oleh kehadiran
komputer mini yang boom pada awal 1980-an. Meskipun unjuk-
kerjanya memang tidak dapat menyamai komputer main frame,
tetapi price performance-nya bagus dan lebih sesuai untuk
digunakan oleh perusahaan-perusahaan menengah ke atas de-
ngan biaya pengoperasian dan biaya perawatan yang relatif lebih
rendah dibandingkan dengan komputer main-frame. Tetapi ek-
sistensi jenis ini boleh dikatakan tidak akan lamalagi, mengingat
dari atas tertekan oleh main-frame dan dari bawah terdesak oleh
sang pendatang baru : micro-computer.
Meledaknya micro-computer atau yang lebih dikenal se-
bagai PC (Personal Computer) di akhir 1980-an dan awal 1990-
an semakin meramaikan dunia informatika. Micro-computer
tidak saja mengancam kelangsungan hidup mini-komputer, te-
tapi juga membuat cemas pembuat main-frame, berkat kemam-
puan dan unjuk-kerjanya yang diprediksi dapat menggantikan
main-frame dalam waktu yang tidak terlalu lama lagi. Micro-
computer sedemikian populer karena menganut sistem terbuka
(open system) dalam arti yang luas, di samping hanya me-
merlukan biaya operasi dan perawatan yang paling rencah.
Keterbatasan dan kelemahan komputer-mikro telah, sedang dan
akan disingkirkan secara bertahap. Kini bahkan pembedaan pe-
rangkat-keras komputer dengan istiliah kelas mini dan mikro
sudah semakin kabur.
B) Perangkat-lunak
Perangkat-lunak yang dimaksudkan di sini adalah semua
jenis perangkat-lunak termasuk Firmware, Operating System,
Network Software dan program aplikasi.
Secara garis besar perangkat-lunak dapat dibagi menjadi 3
(tiga) bagian, yaitu :
1) Operating System : yaitu perangkat-lunak penggerak dan
interface antara perangkat-keras dengan pemakai.
2) Development Tools : yaitu software yang berfungsi untuk
membuat/menyusun program aplikasi.
3) Application Software : yaitu software yang dipakai dalam
kegiatan "produksi".
C) Database
Adalah himpunan berbagai macam data yang disusun se-
cara terstruktur dan digunakan sebagai bahan dasar untuk membuat
berbagai macam informasi sesuai kebutuhan.
Contoh database :
1) Database karyawan;
2)
Database fixed asset;
3)
Database pemeriksaan; dan lain sebagainya.
D) Prosedur
Adalah peraturan yang mengendalikan semua proses yang
terkait dalam sautu siklus sistem informasi. Contoh
:
1) Prosedur alur data;
2) Prosedur akses ke dalam sistem;
3) Pembatasan kewenangan membuat laporan, dan lain se-
bagainya.
E) Petugas Pengelola
Adalah para karyawan yang bertanggung-jawab atas ter-
selenggaranya proses sistem informasi, terdiri dari Systems
Manager, Systems Analyst, Systems Programmer dan Systems
Operator.
Pemilihan teknologi selayaknya didasarkan kepada penilaian
80
Cermin Dania Kedokteran, Edisi Khusus No. 91, 1994
II/MPR/1993 Garis-garis Besar Haluan Negara Bidang Kese-
hatan, serta Kebijakan Pelita VI dan Undang Undang Kesehatan
No. 23 tahun 1992 Bab VII Pasal 71 Ayat 1-2, yaitu : Masyarakat
memiliki kesempatan untuk berperan serta dalam penyelengga-
raan upaya kesehatan beserta sumber dayanya. Dan Pemerintah
membina, mendorong, dan menggerakkan swadaya masyarakat
yang bergerak di bidang kesehatan agar lebih berdayaguna dan
berhasilguna.
SASARAN
Mempersiapkan infrastruktur Rumah Sakit pada tahap
Swakelola, untuk selanjutnya mempertahankan dan mengem-
bangkan kemandirian Rumah Sakit sebagai sebuah Rumah Sakit
Umum yang berorientasi pada perusahaan-perusahaan dengan
kelompok tenaga kerjanya melalui pelayanan hiperkes secara
aktif, sel
untuk masyarakat umum, sebagai antisipasi atas
program penambangan berwawasan lingkungan dan pengem-
bangan wilayah untuk menjadikan pualu Bangka sebagai pulau
industri.
STRATEGI
Strategi yang dikembangkan untuk mencapai sasaran tersebut
adalah menempatkan diri pada bagian yang integral di dalam
sistem kesehatan daerah bersama-sama Puskesmas, Praktek dokter
dan Rumah Sakit Umum Daerah, yang secara terpadu me-
ngembangkan kondisi tahap tinggal landas yaitu yang sesuai
dengan "Kesehatan bagi semua pada tahun 2000", melalui pe-
ningkatan peran serta masyarakat termasuk swasta dalam upaya
pelayanan kesehatan.
KARAKTERISTIK KONDIS PROSES KEMANDIRI-
AN :
1) Rumah sakitnya sudah tak menentu selama tahun 1991-
1992, sehingga sebagian masyarakat menduga sudah tutup, ber-
arti hilangnya kepercayaan masyarakat.
2) Suatu proses yang berkembang di luar kendali, dalam situasi
yang penuh ketidak-pastian, setiap waktu ada kemungkinan
terjadi perubahan kebijakan. Jalan dulu baru aturan, aturan dulu
baru kelembagaan. Demikian juga berkenaan dengan aspek
biaya investasi/biaya orperasionalnya, jalan dulu baru dihitung
atau bayar dulu baru cari.
3) Pertimbangan swastanisasi rumah sakit tidak didasari oleh
profit, tetapi lebih pada usaha mempertahankan keberadaannya
untuk tetap menghidupkan lapangan kerja bagi tenaga kesehatan
yang sudah bekerja di RS tersebut, mempertahankan peran
rumah sakit di masyarakat Bangka dan dalam rangka meng-
antisipasi program restrukturisasi PT Timah dengan penglepasan
asset yang non-produktif dan bersifat layanan masyarat dengan
pemikiran strategisnya untuk pengembangan wilayah . Jelas
dasar pertimbangannya lebih berat pada aspek etika sosial daripada
pertimbangan aspek ekonomisnya.
4) Tidak didukung oleh infrastruktur yang sudah siap, ke-
beradaan SDM yang memadai, permodalan yang menunjang dan
pangsa pasar yang terjamin. Contoh : Perusahaan menyerahkan
asset (yang masih dalam proses jenis jumlahnya), dan captive
market yang setiap waktu bisa berkurang ataupun hilang ka-
rena perubahan kebijakan.
5) Strategi pokok Rumah Sakit dalam mengembangkan diri
menghadapi ketidak pastian tersebut, adalah :
·
Motivasi bahwa yang dikerjakan adalah "dari kita untuk kita
sendiri", "peluang harus diaraih".
·
Budaya kerja yang dilandasi atas 3K (kebersamaan, keter-
bukaan kebersihan) dan 3A (asah, asih asuh) melalui
pembinaan 3 pilar pendukung RS, yaitu profesi, manajemen dan
pelaksana.
·
Kiat yang dikembangkan adalah kepercayaan, baik pada
diri sendiri, antar sub-sistem atau kelompok profesi/kerja
(manajemen, profesi maupun pelaksana), Pemerintah Daerah
dengan Instansi terkait, pasien dan tentunya masyarakat swasta
yang diharapkan nantinya dapat berperan serta dalam mema-
jukan daerahnya.
·
Implikasinya adalah bentuk organisasi yang dinamis dengan
desentralisasi wewenang, pemisahan ketigapilarpadakewajiban,
hak dan tanggung-jawabnya, manajemen transparan, profesional
dan pengembangan hubungan Pelayan-Pelanggan, kebijakan
yang proaktif dan organisasi yang percaya diri.
6) Dalam pengembangannya untuk mempertahankan ke-
beradaannya, terjadi rasa yang tinggi dari semua pihak atas
kesadaran bahwa hal tersebut merupakan bagian dari idealisme
profesi masing-masing, yang pada kelanjutannya timbul mekan-
isme pengengalian/kontrol khususnya bagi tenaga medis melalui
aspek profesionalisme yang murni oleh kelompok profesi itu
sendiri.
PERMASALAHAN
1) Tenaga kesehatan, khususnya tenaga media (dokter umum
dan dokter ahli), yang dengan Pemerintah sebagai Pegawai
Negeri, PTT ataupun wajib sarjana tidak bisa berfungsi sebagai
pegawai tetap rumah sakit atau masih terbatasnya kemampuan
Rumah Sakit untuk memberi imbalan.
2) Meningat nilai ekonomis usaha, khususnya usaha rumah
sakit yang dikembangkan di daerah, dengan tingkat kemajuan
ekonomi daerah yang terbatas, bukan merupakan sesuatu yang
menarik untuk investasi.
3) Bentuk dukungan dari Pemerintah Daerah berkenaan de-
ngan pembinaan tata-peran yang optimal, didasari wawasan
pemikiran yang luas yang dikaitkan dengan pengembangan
wilayah dan sasaran Pembangunan Kesehatan dengan Deklarasi
Alma Alta yaitu health for all in the year 2000.
PENUTUP
Telah disampaikan satu alternatif baru berdirinya sebuah
rumah sakit, tidak sebagai Rumah Sakit Pemerintah yang jelas
hirarki kepemilikannya dan kewajiban yang diemban, tidak juga
seperti sebuah rumah sakit non-profit di bawah Yayasan yang
misi dan dukungannya sudah jelas, dan bukan pula rumah sakit
profit atau kwalitas pangsa pasarnya. Prosesnya terpaksa, keku-
atannya adalah pada komitmen keseluruhan potensi sumber daya
manusianya yang terlibat aktif dalam proses, dan keberhasilan-
nya enterpreunership kewirawastaan dengan dukungan kemam-
72
Cermin Dunia Kedokteran, Edisi Khusus No. 91, 1994
tuk belajar hal-hal yang baru, biasanya berasal dari kalangan
manager dan dokter.
Hambatan psikologis dari kalangan medik ini merupakan
kendala untuk menerapkan sistem electronic medical-record.
3) Keengganan. untuk menggunakan sistem baru, didasarkan
kekhawatiran akan tersaingi atau merasa diperintah dengan sis-
tem komputer. Hal ini biasanya berasal dari kalangan para
pelaksana.
KESIMPULAN
1) Rumah
sakit harus memberikan pelayanan serba lebih kepada
pasien, selain harus terus-menerus meningkatkan efisiensi dan
efektifitas agar dapat "bersaing".
2) Unsur-unsur kemudahan, kecepatan dan ketepatan dalam
pelayanan rumah sakit merupakan tuntutan pasien dewasa ini.
3) Teknologi informasi dapat diterapkan di rumah sakit se-
bagai alat bantu untuk meningkatkan pelayanan, efisiensi dan
efektifitas.
4) Pemilihan jenis teknologi informasi yang sesuai memer-
lukan pengkajian yang mendalam.
5) Agar penerapan teknologi informasi dapat berjalan dengan
baik, ada beberapa pra-syarat yang harus dipenuhi.
6) Hasil penerapan teknologi informasi secara keseluruhan
berdampak positif terhadap rumah sakit baik secara kualitatif
maupun seeara kuantitatif.
7) Kendala-kendala penerapan teknologi informasi harus
diketahui secara dini agar penanganannya dapat dilakukan de-
ngan benar.
82
Cermin Dunia Kedokteran, Edisi Khusus
No. 91, 1994